ZAMANIN VERİMLİ KULLANILMASI İÇİN 12 YOL

Zaman, aslında insanoğlunun ürettiği bir kavram… Geçmiş de şu an da gelecek de aslında bizim zihinlerimizde oluştu. Günümüze geldiğimizde ise zamanı yaratan insanın aynı zamanda zamanın esiri olduğunu görüyoruz. Peki, ne yapalım da bu esaretten kurtulalım? Salyangoz logolu yavaş şehirlerde yaşam daha mı az hızlı ilerliyor? Ya da zaman yokmuş gibi davranmak, saatimizi kolumuzdan çıkarmak çözüm mü? Belki de zamanı etkin kullanmak ve zaman yönetiminin önemini kavramak?

Aslında zaman yönetimi insanın var olduğu günden bugüne dek vardı fakat hiç bu kadar önem kazanmamıştı. Yaşamı ve kariyeri planlama, hedef belirleme vb. kavramlar hayatımıza girdikçe zamana olan bakış açımız da değişti; zaman yönetiminin gerekliliğini anlamaya başladık.

Zaman planlaması kişiye göre değişmekle beraber kesinlikle yazarak yapılması gerekmekte…Yazmak hem hatırlamayı ve pekiştirmeyi sağlamakta hem de daha motive edici olmakta. Zaman yönetimi yapılırken belli başlı hususlara dikkat etmek gerekiyor;

1. Hedef ve önceliklerini belirle: Zamanı doğru ve etkin kullanmanın ilk adımı, kişinin mutlak anlamda hedeflerini belirlemesinden geçiyor. Zamanı verimli bir şekilde kullanmak için yapılması planlanan işlerin öncelikler sıralaması yapılmalıdır. Yapılacak işlerinizi öncelikli, acil, önemsiz, gereksiz şeklinde işaretleyin. Reçeteleri kontrol etmek mi önce geliyor yoksa verilen sipariş ile gelen ilacı karşılaştırmak mı? Temizlik yapmak mı yoksa ilaç siparişi vermek mi? 
2. İyi bir planlama yap: Plansızlık zaman kaybının temel sebeplerindendir. Belirlenen amaçlar doğrultusunda, yapılacak işlerin bir plan dahilinde yürütülmesi gerekiyor. Bu planlar uzun dönemli ve kısa dönemli planlar olabilir. Haftalık olarak bir program hazırlanması, günleri daha net ayarlamamıza yardımcı oluyor. Günlük planlar ise saatleri verimli kullanmayı sağlıyor. İşleri küçük bölümlere ayırın ve bitmesi halinde küçük ödüller koyun; bu durum mutlu ve motive olunmasını sağlıyor. Benzer işleri bir arada halletmeye özen gösterin. Faturalar, muhasebeye verilecek evraklar, banka, kargo işleri vb.
3. Çalışma ve yaşam ortamlarını düzene sok: Görsel düzen zihinsel düzeni de sağlar. Zihinsel sakinlik ise motivasyonu artırır. Dağınık bir çalışma ortamı sizin iş yapmanızı engelleyecektir. Gözleriniz ve kafanız yorulacak, gereksiz ıvır zıvırlar aklınızı dağıtacaktır. Bazı eczaneler o kadar dağınık ki aslında o dağınıklıkta bir şey bulmak da istenilen mesajları vermek de çok mümkün olmuyor. Yapmaya çalıştığınız işler ve vermeye çalıştığınız mesajlar o kaosun içinde yer bulamıyor kendilerine, kaybolup gidiyor…
4. Zaman hırsızlarını belirle ve önle: Zaman hırsızları hem motivasyonu etkilemekte hem de elde avuçta kalan sınırlı vakti bir hırsız gibi çalmakta. Gereksiz ve sizi yoran her şeyi hayatınızdan çıkarıp atmak gerek. Çalıştığınız ortamı, bilgisayarınızdaki fazlalıkları, telefon rehberinizde hiç görüşmediğiniz kişileri ayıklamakla işe başlayın. Zamanı verimli kullanmak için bazen çevrenizdeki kişilere ‘hayır’ demek gerekmekte.  Yapılan birçok plan bazen karşımızdakine ‘hayır’ diyemediğimiz için aksamakta. Örneğin eczanede yoğunluğun tavan olduğu bir saatte bir arkadaşınız “Geçerken uğradım.” diyerek geldi. Bu tip durumlara karşı genellikle hazırlıklı olamıyoruz ve karşımızdaki kişiyi kırmamak için zamanımızı harcıyoruz.
5. İşleri erteleme: Erteleme davranışı, zamanı planlama ve başarı karşısındaki en büyük engellerden biridir. Ertelenen her iş, bir diğerini engeller. Örneğin kendinizi iyi hissettiğinizde ve zamanı geldiğinde spora başlayacağınızı söylersiniz, başlangıçta biraz zorlayarak da olsa spor yapmaya başladığınızda hemen kendinizi iyi hissedersiniz.
6. Gereksiz mükemmeliyetçi olma: Gereksiz titizlik ve mükemmeliyetçilik zaman kaybettiren faktörlerdendir. Örneğin günde 5 kere bankoyu silmeniz gereksizdir. Esnek olmak ve olası aksilikleri göz önünde bulundurmak gerekir. Unutmayın, mükemmel diye bir şey yok ve yola çıkmak hiç yola çıkmamaktan daha iyidir.
7. Kendine güven, kaygını azalt ve kararlı ol: Bazen kendi performansınızdan şüphe edebilir ya da yaptığınız işin yeterliliğinden emin olamayabilirsiniz. Bu durum çok yoğun duygularla yaşanıyorsa, zamanı planlamada engelleyici bir etken olur. Zamanı planlarken, bazen işlerin planlandığı gibi gitmeyeceğini, planlanmayan durumların da ortaya çıkabileceğini göz önünde bulundurmak önemlidir. Kötü de olsa bir karar vermek hiç karar verememekten iyidir; bu yüzden kendine güvenmek ve kararları hızlı almak gerekir.
8. İletişim sorununu hallet: Askeriyede emrin tekrarlanması gibi bir durum vardır. Komutan bir emir verir, asker verilen emri tekrarlar. Bu konunun doğru anlaşıldığının teyidi niteliğindedir ve koçluk seanslarında da sıklıkla kullanılır. Eczanede yanlış anlaşılma veya yanlış gelen bir bilgi yüzünden bir anda tüm işler aksayabilir. Bu yüzden doğru anlattığınızdan ve doğru anladığınızdan emin olmaya çalışın.
9. İletişim kanallarını doğru kullan: Hepimiz gerek işimiz gerek özel hayatımız gereği telefon görüşmeleri yapmak zorundayız. Öte yandan artık neredeyse herkeste akıllı telefon mevcut. Kendinize ayırdığınız 10 dakikalık molalarda ilk işiniz cep telefonunuza sarılmak mı oluyor? Gün içerisinde Facebook, Twitter, Youtube, Instagram vb. mecralarda harcadığınız zaman ne kadar? Sosyal olmak adına harcadığımız bu zamanda; bir arkadaşımız ile çay içip sohbet etmek mi daha avantajlı yoksa yüzlerce takipçimizden like almak mı?
10. Ruh ve beden sağlığına dikkat et: Yoğun iş koşturmacası içerisinde stres altında kalıyor olabilirsiniz. Ya da sigara, alkol, yorgunluk vb. sebeplerden grip ve benzeri hastalıklara sıklıkla yakalanıyor olabilirsiniz. Dikkat eksikliği, yoğunluk vb. nedenlerden dolayı unutkanlık yaşıyor olabilirsiniz. Önleminizi alın! Yoğun tempo ile çalışırken bağışıklığınızı artırmalısınız. Unutkanlık sorunu yaşıyorsanız o zaman not alma konusunda kendinizi geliştirmelisiniz.
11. İşlerin bir kısmını devret: Bir işletmenin bütün işlerini bir kişi yapabilir mi? Her şey teknolojik ise belki yönetim panelinden bir kişinin bütün işletmeyi idare etmesi mümkün. Ama eczanelerimizde durum pek de öyle değil. Her insanın belli bir kapasitesi var. Aynı anda birkaç yerde olmak, birkaç iş yapmak mümkün olmamakla birlikte çoğunlukla beklenen bu.  Yapılabilecek bazı işleri başkalarına devretmek veya teknolojiden yardım almak size zaman kazandıracaktır. İşler yetişmiyorsa düşünün; ya sizin yetkinlikleriniz veya kişisel özellikleriniz buna engel ya da personel sayınız az veya işleri delege etmede başarısızsınız.
12. Beklediğin zamanları verimli geçir: Hepimiz mutlaka bir yerlerde bekleyerek zaman kaybediyoruz. Özellikle büyük kentlerde trafikte… Bu tip bekleme durumlarında size verimli olacak ekstra bir şeyler varsa yapmaya çalışın. Örneğin kişisel ve mesleki bilgilerinizi artıracak kitaplar seçin kendinize ve bir söz verin her ay bir tane okuyacağım diye…  Ya da bu süreleri not alarak değerlendirin. ‘’Benim not tutmaya, plan yapmaya ihtiyacım yok’’ demeyin çünkü siz de biliyorsunuz ki bu yalnızca bir bahane… Ajandanıza alacağınız notlar, fikirler, planlar daha çok düşünüp daha verimli olmanızı sağlayacaktır.

Zaman yönetimi için uygulanacak en önemli yollardan biri, boşa harcanan süreyi azaltmaktır. Tabi bunun için ilk önce kişinin kendisinin farkında olması ve zamanının boşa harcanmasına sebep olan unsurları tespit etmesi gerekir. Hayallerini gerçekleştiren insanlarla konuşun, zamanı nasıl yönettiklerini sorun ve bir strateji oluşturun. Kişisel ataleti yenin ve ertelemeyin. Plan yapın ve uygulayın. Herhangi bir zaman, belki de şu an, başlamak için en uygun andır.